Polityka prywatności

I. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem elmar-spedycja.pl (dalej: „Serwis”).

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu jest Elmar Marcin Kopania, Leokadiów 35A, 24-100 Puławy, NIP: 7162337727, REGON: 432631602, e-mail: biuro@elmar-spedycja.pl (dalej: „Administrator”).

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

II. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

W związku z korzystaniem z Serwisu, w szczególności z formularza kontaktowego, Administrator może przetwarzać następujące dane:

  • nazwę firmy,
  • imię i nazwisko lub dane osoby kontaktowej,
  • adres poczty elektronicznej,
  • numer telefonu,
  • informacje dotyczące zapytania transportowego, w tym wskazane przez użytkownika kierunki lub trasy transportu,
  • informacje dotyczące rodzaju i charakteru planowanej współpracy,
  • informacje dotyczące rodzaju transportu,
  • planowany termin rozpoczęcia współpracy,
  • inne informacje dobrowolnie podane przez użytkownika w treści wiadomości,
  • dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce internetowej oraz dane zawarte w logach serwera, w zakresie w jakim są one przetwarzane przez Administratora lub dostawcę hostingu.

Administrator nie wymaga podawania danych, które nie są niezbędne do obsługi zapytania. Użytkownik nie powinien przekazywać za pośrednictwem formularza szczególnych kategorii danych osobowych ani innych informacji, których podanie nie jest potrzebne do przedstawienia zapytania transportowego.

III. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego są przetwarzane w szczególności w celu:

  • udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie;
  • kontaktu z osobą, która przesłała zapytanie;
  • przygotowania oferty lub przedstawienia możliwości współpracy;
  • prowadzenia dalszej korespondencji związanej z zapytaniem;
  • podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy, jeżeli zapytanie dotyczy potencjalnej współpracy;
  • zawarcia i realizacji umowy, jeżeli w następstwie kontaktu dojdzie do nawiązania współpracy;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
  • zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz zapobiegania nadużyciom i spamowi;
  • zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, jego funkcji technicznych oraz infrastruktury informatycznej.

Podstawą prawną przetwarzania danych może być, w zależności od konkretnego celu:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności polegający na prowadzeniu korespondencji, obsłudze zapytań, zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. przepisów podatkowych i rachunkowych)

IV. Podanie danych

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest dobrowolne, ale może być niezbędne do obsługi zapytania i udzielenia odpowiedzi.

Podanie dodatkowych informacji, które nie są oznaczone jako wymagane, jest dobrowolne i może ułatwić Administratorowi przygotowanie odpowiedzi lub oferty.

Brak podania danych wymaganych może uniemożliwić Administratorowi prawidłową obsługę zapytania.

V. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Serwisu i działalności gospodarczej, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

W szczególności mogą to być:

  • dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej;
  • dostawcy poczty elektronicznej;
  • podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub doradcze, jeżeli jest to niezbędne;
  • inne podmioty, jeżeli jest to niezbędne do realizacji konkretnego celu przetwarzania lub wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Dane osobowe są przetwarzane na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

VI. Kontakt za pośrednictwem formularza

Wiadomości przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego mogą być zapisywane w systemie Serwisu oraz przekazywane na wskazany przez Administratora adres poczty elektronicznej.

W przypadku korzystania z formularza Administrator może otrzymać dane podane przez użytkownika, w szczególności nazwę firmy, dane osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje zawarte w treści zapytania.

VII. Okres przechowywania danych

Dane związane z zapytaniami przesyłanymi za pośrednictwem formularza są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz zakończenia związanej z nim korespondencji.

Dane zapisane w bazie danych Serwisu w związku z formularzem kontaktowym są automatycznie usuwane po upływie 12 miesięcy od ich zapisania, zgodnie z przyjętą przez Administratora polityką retencji danych.

Dane techniczne, takie jak adresy IP zawarte w logach serwera, przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, nie dłużej niż 12 miesięcy.

Powyższy okres nie oznacza automatycznego usunięcia danych znajdujących się w innych systemach lub dokumentach, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest uzasadnione inną podstawą prawną, w szczególności koniecznością wykonania umowy, obowiązkiem prawnym lub potrzebą ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Jeżeli w wyniku kontaktu zostanie zawarta umowa, dane mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa oraz okres niezbędny do ochrony praw Administratora.

VIII. Poczta elektroniczna

Korespondencja prowadzona za pośrednictwem poczty elektronicznej może zawierać dane osobowe oraz informacje przekazane przez osobę kontaktującą się z Administratorem.

Administrator przechowuje własną korespondencję w zakresie niezbędnym do obsługi zapytań, prowadzenia współpracy oraz ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Po wysłaniu wiadomości e-mail jej kopia może również znajdować się w systemie pocztowym Administratora lub dostawcy usługi pocztowej. Okres przechowywania takich wiadomości zależy od zasad funkcjonowania używanego systemu pocztowego oraz potrzeb związanych z prowadzoną korespondencją.

IX. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies oraz pamięć sesji przeglądarki (sessionStorage) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony.

Wykorzystywane technologie:

  • niezbędne pliki cookies – służą do sprawdzenia, czy przeglądarka obsługuje pliki cookies, oraz do utrzymania sesji logowania w panelu administracyjnym;
  • pamięć sesji przeglądarki – służy do zapisywania informacji technicznych o obsługiwanych formatach.

Serwis nie wykorzystuje:

  • cookies analitycznych,
  • cookies marketingowych,
  • cookies śledzących,
  • zewnętrznych narzędzi analitycznych.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki.

X. Bezpieczeństwo formularza i ochrona przed spamem

Serwis wykorzystuje mechanizmy zabezpieczające w celu ochrony formularza kontaktowego przed spamem i automatycznymi wiadomościami. Mechanizm ten nie przetwarza danych osobowych użytkownika.

XI. Prawa użytkowników

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie przewidzianym przez RODO – prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych, jeżeli ma ono zastosowanie;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w szczególności gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
  • cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:

biuro@elmar-spedycja.pl

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

XII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, który wywoływałby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływał.

Administrator nie wykorzystuje danych przesyłanych za pośrednictwem formularza do zautomatyzowanego profilowania użytkowników w celu podejmowania takich decyzji.

XIII. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian w Serwisie, wykorzystywanych rozwiązaniach technicznych, sposobach przetwarzania danych lub obowiązujących przepisach prawa.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie.

Data ostatniej aktualizacji: 30.09.2026